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給与計算 外注先選びのコツ

新規で給与計算アウトソーシングを検討されている方へ

今このコラムを読まれている方の多くは、プロバイダー選びのために既にネット検索を済ませ、世の中にはこんなに多くのサービスプロバイダーがいるのか、ということを実感されているものと思います。そして同時に、「これだけの候補の中からどのように絞り込めば良いのだろう?」という疑問をお持ちではないでしょうか?

一口にアウトソーシングといっても、そのサービスの範囲や事務の進め方は各社まちまちであり、単純に表示されている料金表でどこまでカバーされるのかは判りにくいものです。

貴社がどのようなニーズ[現在どのような問題(社内事務効率の悪さや担当者の突然の退職など)や課題(担当者人件費等のコスト削減など)]を持っているのかによって選ぶべきアウトソーサーも異なってはきますが、一般的には、まず、貴社の人数規模を目安にアウトソーサーを選別するとよいでしょう。

大規模(概ね500人)以上の場合

大きな組織の場合、まずは大量のデータを処理するということが基本となりますので、大掛かりな給与計算システムを持っている人事BPO(Business Process Outsourcing)サービスプロバイダーがよいでしょう。

都市銀行系のシンクタンクであればほとんどのところで給与計算のアウトソーシングサービスを提供していますので一度各社のホームページを訪ねてみることをお奨めします。ただし、金融系のシンクタンクは、その銀行で会社の給与口座を開設してもらいその預金を集めることが主目的の場合もありますので、給与計算サービスの開発そのものにあまり力点をおいていない場合もあります。

従って、そのプロバイダーのサービスラインナップの中で給与計算サービスがどのような位置を占め、各社どの程度サービス開発に力を入れているのか調査する必要があります。単純には、各社の担当者の方に会って貴社の詳しいニーズを伝えてみるのがよいでしょう。

そのプロバイダーが給与計算サービスに力点をおいているかどうかは、貴社の現場担当の方が普段行っている業務内容を伝え、それをそのプロバイダーの営業マンがどの程度理解できるかによって判断できるものと思います。

いずれにせよ、BPOサービスの特徴は、サービス開始当初に顧客ごとに給与システムを設計し、毎月の事務を合理化(システム化)する点にあります。したがって、初期の導入コスト(システム設計コスト)が数百万単位になることがありますので予め覚悟を持って臨みましょう。

また、BPOサービスを展開するプロバイダーは大きな組織ですので、サービス・商品開発を担当する方と、営業で顧客のニーズをヒアリングする方は別人の場合がほとんどです。

いかに営業担当の方が顧客のニーズを正しく理解し、また改善点などをタイムリーに開発担当に伝えて日々サービス開発に努めているかというところが重要な判断材料になってくるでしょう。

中小規模(概ね500人未満)の場合

上述のBPOサービスプロバイダーの場合、初期費用が数百万円、月次ランニングコストが最低10万円以上などとなってしまいますので、とりわけ数十名規模の会社であれば予算が折り合わないこともしばしばです。そのため中小規模の企業が多く外注している先は、税理士事務所、社労士事務所が中心となります。

この税理士事務所、社労士事務所は、ほとんどのところで給与計算サービスを提供していますので、逆に言えば、どこの事務所に頼めばよいのかその判断に迷うところでもあります。これもやはり、その事務所が、提供する全サービスの中で給与計算業務をどのように位置づけて力を入れているのかということが重要な判断基準となります。

事務所によっては、「税務、給与計算、労務、どんなサービスでもお任せください」というキャッチコピーを掲げるところがありますが、この「何でもお任せ」、はときに、「そこそこレベルなら何でもできます」、「とりあえずできます」、「やったことはあります」の場合もありますので注意しましょう。また、最低でも2名以上在籍している事務所を選びましょう。

給与計算は非常に多くの数字を使う仕事ですので、最低でも二重チェック体制がないとミスが頻発する可能性があります。どのようなチェック体制を引いているのかは必須確認事項です。

税理士事務所と社労士事務所の給与計算サービスの違いについては下の2のコラムをご参照ください。

現在の給与計算
アウトソーサーの変更を検討されている方へ

プロバイダーの変更を検討し始めたきっかけは次のような不満からではないでしょうか?

  • 計算や事務手続き上のミスが多い

  • 質問しても期待するレベルの答えが返ってこない

  • レスポンスが遅い

  • 窓口担当者や所長さんが、基本的に上から目線で態度が悪い

  • 窓口担当者の社会人としてのビジネスマナーがなっていない

  • 窓口担当者担当者が変わるたびに引継ぎ漏れなどの問題を起こす

  • Excelなどの欲しい電子データを提供してくれず社内効率が上がらない

また、おそらく、「何でこんな簡単な業務なのに間違えるのか?」という疑問を持たれた方もいらっしゃると思います。実は、給与計算は、単に給与情報を給与ソフトにインプットすれば終わりという単純な業務ではなく、給与ソフトでも拾いきれないマニュアル作業を必要とする場面があります。

たとえば、固定給の変更があった場合には、健康保険料や厚生年金保険料の変更の可否を判定するために、その後3ヶ月間の給与平均額を計算して従前の標準報酬と比較する必要があります。

また、現金給与以外の現物支給(創業記念品や自社商品の社内割引販売、社宅など)があった場合、それが所得税の対象となるのか否か、つまり給与計算ソフトにインプットすべき情報なのか否かを判断する必要があります。

これらは、所得税法、社会保険各法、あるいは労働基準法といった専門知識を正しく身につけていなければ判断できないものです。一般に、社会保険労務士は社会保険の取り扱いや労基法には詳しいが、所得税法には自信がない、また、税理士は所得税法には自信があるが、社会保険、労務にはちょっと弱いというのが通常です。これは、もともとそれぞれの資格制度で学習する法律が全く違うため当然のことといえます。

つまり、世の中には給与計算で必要とされる法律や知識をまとめて学習する制度も機関もないのが実情です。そのような環境の中で、どのような角度の質問が飛んできても正確に対処するというのはかなり難しい芸当といえるかもしれません。

とはいえ、お金を払って委託している以上、その委託している業務が期待通りに機能していなければ不満を持たれるのは当然です。

上記のような不満を持たれた方々は、税理士、社労士いずれを選ぶ場合でも、必ず次の質問をされることをお勧めします。

  1. 給与計算サービスを、片手間ではないその事務所の本業として提供しているか?
    本業でない事務所の場合、全体的なサービスクオリティには期待できないかもしれません。
  2. 二重チェック体制をとっているか?
    二重チェック体制がなければ当然に計算ミスなど起きやすくなります。
  3. 事務所職員に対してどのような教育(税務、労務、社会保険、マナー)体制をとっているか?
    十分な研修、教育が施されていなければ、日々の質問や相談といったコミュニケーションの中でストレスを感じることになるでしょう。
  4. どのような給与ソフトを使っているのか?

    もし、会計事務所や社労士事務所用のプロ仕様のシステムを使っていればデータ管理や欲しいデータの抽出などもスムーズであり、貴社の社内合理化に大きく貢献するでしょう。

    また、その事務所が給与計算サービスにどれだけ力を入れているか(投資しているか)の判断材料にもなるでしょう。一方、もし、市販の社内用ソフトを使用しているだけであれば、それなりのサービスとしてお考えください。

  5. 社内業務マニュアルは存在するか?
    いかにミスを減らすか、引継ぎをスムーズに行うかは、社内業務マニュアルの充実度にかかっているといっても過言ではありません。

以上、長々とご説明しましたが皆様のアウトソーサー選びのほんの一助にでもなれば幸いです。

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